La fiche d'entreprise : un outil pour structurer votre démarche de prévention
Dans toute entreprise, la prévention des risques professionnels repose sur une bonne connaissance des situations de travail. Pour accompagner les employeurs dans cette démarche, les services de prévention et de santé au travail mettent à disposition un outil essentiel : la fiche d’entreprise.
Souvent méconnue ou confondue avec d’autres documents réglementaires, elle joue pourtant un rôle central dans l’identification des risques et l’amélioration des conditions de travail. À quoi sert-elle concrètement ? Qui la réalise ? Et comment s’intègre-t-elle dans vos obligations réglementaires ? Voici l’essentiel à retenir.
La fiche d’entreprise : un état des lieux structuré des risques professionnels
La fiche d’entreprise est un document obligatoire établi dans l’année qui suit l’embauche du premier salarié. Réalisée par l’équipe pluridisciplinaire de votre Service de Prévention et de Santé au Travail Interentreprises, elle dresse un panorama des risques professionnels présents dans votre structure.
Concrètement, elle permet de :
- Recenser les risques auxquels les salariés sont exposés (chimiques, physiques, organisationnels...)
- Identifier les postes concernés
- Préciser les effectifs exposés, en distinguant les types de contrats (CDI, CDD, intérim)
- Présenter les mesures de prévention déjà en place
- Formuler des recommandations adaptées à votre activité
Au-delà de cet état des lieux, la fiche d’entreprise constitue un véritable support d’échange entre l’employeur et l’équipe pluridisciplinaire. Elle favorise un dialogue structuré sur les conditions de travail, les expositions et les actions de prévention.
Elle permet ainsi de bénéficier de conseils concrets et personnalisés pour améliorer la sécurité et la santé des salariés.
Quelle différence avec le DUERP ?
La fiche d’entreprise est souvent confondue avec le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Pourtant, ces deux outils sont bien différents mais complémentaires.
- La fiche d’entreprise vous aide à repérer les risques et à prendre du recul sur votre organisation
- Le DUERP formalise votre évaluation des risques et votre plan d’actions
La fiche d’entreprise peut donc vous servir de point d’appui pour construire ou mettre à jour votre DUERP, en particulier si vous êtes une TPE ou une PME.
Elle peut aussi vous aider à identifier certaines situations spécifiques, par exemple :
- Les postes nécessitant un suivi individuel renforcé
- Les salariés qui doivent bénéficier d’une formation renforcée à la sécurité
À retenir : la responsabilité de l’évaluation des risques et des actions de prévention vous revient entièrement en tant qu’employeur. Le service de santé au travail est là pour vous accompagner, pas pour se substituer à vous.
Vous avez besoin d'aide pour votre DUERP ?
Votre Service de Prévention et de Santé au Travail peut vous accompagner !
En effet, tout au long de l'année, nos équipes vous propose des ateliers
dédiés à vous aider dans la formalisation de votre DUERP.
Élaboration et mise à jour : une démarche collaborative
Qui réalise la fiche ?
Dans les services interentreprises tel que STDV, la fiche d’entreprise est élaborée par un membre de l’équipe pluridisciplinaire (médecin du travail, infirmier, conseiller en prévention des risques professionnels ou encore préventeurs), sous la responsabilité du médecin du travail.
Comment est-elle construite ?
Sa réalisation repose sur plusieurs étapes :
- Un premier contact est établi par mail ou téléphone par un membre de l’équipe pluridisciplinaire afin de vous expliquer la démarche et de convenir d’un rendez-vous sur site
- La visite sur site, étape centrale, permettant de recueillir des informations essentielles (effectifs, postes, organisation, DUERP, etc.) et d’observer le travail réel, d’identifier les risques et d’évaluer les mesures de prévention existantes
- Une analyse des données collectées, aboutissant à la rédaction de la fiche d’entreprise, validé ensuite par le médecin du travail et mis à votre disposition dans votre espace adhérent.
L’implication de l’employeur est essentielle : il doit faciliter l’accès aux locaux, fournir les documents obligatoires (fiches de données de sécurité, registres, rapports de vérification…) et signaler les éléments importants.
Quand la mettre à jour ?
La fiche d’entreprise doit être :
- Etablie dans l’année suivant l’adhésion au service de prévention
- Mise à jour au moins tous les 4 ans
Mais surtout, elle doit être actualisée dès qu’un changement impacte les conditions de travail, par exemple :
- Modification des procédés ou des équipements
- Introduction de nouvelles substances
- Evolution de l’organisation du travail
- Variation significative des effectifs
- Déménagement ou transformation des locaux
Cette actualisation régulière garantit la pertinence du document et son utilité dans la prévention.
La fiche d’entreprise est avant tout un outil pratique pour vous accompagner dans votre démarche de prévention.
Elle vous permet de mieux comprendre les risques présents dans votre entreprise, de structurer vos actions et d’échanger avec votre service de prévention et de santé au travail.
Bien utilisée et régulièrement mise à jour, elle devient un véritable support pour améliorer les conditions de travail et protéger la santé de vos salariés.
